# Project Management System ## Software Requirements Specification — Business & Domain Specification ### 1. Document Overview **Project Name:** Project Management System **Business Type:** Outsourcing / Software & Digital Service Company **Primary Objective:** কোম্পানির বিভিন্ন client project, service, contract, service-based team, team member assignment এবং contract-based commission distribution একটি centralized system-এর মাধ্যমে পরিচালনা করা। এই system-এর মূল লক্ষ্য শুধু project tracking নয়; বরং একটি project-এর **commercial structure → service → contract → team → team role → commission share → commission** পুরো business lifecycle manage করা। --- # 2. Business Context কোম্পানিতে বিভিন্ন ধরনের client আসে এবং তারা বিভিন্ন ধরনের service গ্রহণ করে। উদাহরণ: - SEO - Digital Marketing - Content Writing - Web Development - Software Development - অন্যান্য service একজন client একটি project-এর অধীনে এক বা একাধিক service নিতে পারে। প্রতিটি service-এর জন্য আলাদা contract থাকতে পারে এবং সেই contract অনুযায়ী নির্দিষ্ট service-based team কাজ করবে। একই employee তার permanent/general team-এর বাইরে কোনো নির্দিষ্ট contract-এর জন্য অন্য service-এর role-এ **"Act As"** করতে পারে। অতএব system-এ employee-এর permanent team membership এবং contract-specific responsibility আলাদা concept হিসেবে বিবেচনা করতে হবে। --- # 3. High-Level Business Hierarchy প্রস্তাবিত business hierarchy: ```text Client │ ▼ Project │ ├── Project Type ├── Project Category │ └── Services │ ▼ Contract │ ▼ Contract Team Assignment │ ├── Business Development Team │ ├── Sales Person │ ├── Act As Member │ ├── Closer │ └── Manager │ └── Product Development Team ├── Regional Manager ├── PM (Member of Project) └── Other Members │ ▼ Commission / Team Share │ ├── BD Share └── PD Share │ ▼ Commission ``` --- # 4. Core Business Entities System-এর মূল business entities: 1. Client 2. Project 3. Project Type 4. Project Category 5. Service 6. Contract 7. Team 8. Team Type / Team Division 9. Team Member 10. Contract Team Assignment 11. Contract Role Assignment 12. Commission Share 13. Commission Rule 14. Commission/Earning Record পরবর্তী phase-এ payment, invoice, expense, profitability ইত্যাদি যোগ করা যেতে পারে। --- # 5. Client Client হচ্ছে যার জন্য company project/service deliver করবে। একজন client-এর: - একাধিক Project থাকতে পারে - একটি Project-এর মধ্যে একাধিক Service থাকতে পারে - একই বা ভিন্ন সময়ে একাধিক Contract থাকতে পারে ### Example ```text Client: ABC Company Project: ABC Digital Growth Services: SEO Digital Marketing Content Writing ``` --- # 6. Project Project হচ্ছে client-এর জন্য একটি overall business engagement। একটি Project-এর অধীনে এক বা একাধিক service থাকতে পারে। ### Project Attributes কমপক্ষে: - Project ID - Project Name - Client - Project Type - Project Category - Description - Start Date - Expected End Date - Status - Project Owner / Responsible Person - Created By - Created At - Updated At ### Project Status প্রাথমিকভাবে: ```text Draft Active On Hold Completed Cancelled ``` পরবর্তীতে business অনুযায়ী status বাড়ানো যাবে। --- # 7. Project Type Project Type দিয়ে project-এর nature বোঝানো হবে। উদাহরণ: - Retainer Project - Fixed Project - Dedicated Team - One-Time Project - Long-Term Engagement এটি configurable master data হওয়া উচিত। --- # 8. Project Category Project Category project-এর business classification নির্দেশ করবে। উদাহরণ: - Software Development - Digital Marketing - IT Service - Consulting - Maintenance - Outsourcing Project Type এবং Project Category একই জিনিস নয়। **Type** → engagement/business model **Category** → project/service domain --- # 9. Service একটি Project-এর অধীনে এক বা একাধিক Service থাকতে পারে। উদাহরণ: ```text Project: ABC Digital Growth Services: SEO Digital Marketing Content Writing ``` প্রতিটি Service company-এর একটি predefined service master-এর reference হবে। ### Service Master উদাহরণ: ```text SEO Digital Marketing Content Writing Web Development Mobile App Development ``` প্রতিটি service-এর নিজস্ব service-based team থাকতে পারে। --- # 10. Service Contract Project-এর অধীনে কোনো নির্দিষ্ট Service client গ্রহণ করলে সেই service-এর জন্য Contract তৈরি হবে। ### Example ```text Client: ABC Company Project: ABC Digital Growth Service: Digital Marketing Contract: DM-2026-001 Contract Value: $100 Allocated Hours: 40 Hours Duration: 3 Months ``` Contract হচ্ছে service delivery এবং commercial agreement-এর মূল operational entity। --- # 11. Contract Attributes Contract-এ business অনুযায়ী নিম্নোক্ত information থাকতে পারে: - Contract ID - Contract Number - Project - Service - Client - Contract Start Date - Contract End Date - Contract Value - Currency - Allocated Hours - Billing Type - Payment Terms - Renewal Type - Status - Commission Eligibility - Notes - Attachment / Agreement Document ### Contract Status ```text Draft Pending Approval Active Expired Completed Cancelled Terminated Renewed ``` --- # 12. Service-Based Team Company-তে team সাধারণত service-oriented হবে। উদাহরণ: ```text SEO Team Digital Marketing Team Content Writing Team Web Development Team ``` একটি Team একটি নির্দিষ্ট Service-এর সাথে associated থাকবে। ### Important Principle **Team ≠ Contract Team** একটি service-এর জন্য একটি permanent/general team থাকতে পারে। কিন্তু কোনো নির্দিষ্ট contract-এ সেই team-এর: - একজন member - কয়েকজন member - অথবা পুরো team assigned হতে পারে। --- # 13. Team Structure প্রতিটি Service Team-এর দুটি primary division থাকবে: ```text Team │ ├── Business Development (BD) │ └── Product Development (PD) ``` --- # 14. Business Development Team BD team-এর primary responsibility হলো: - Business acquisition - Client communication - Sales - Existing client থেকে নতুন service generate করা - Contract closing - Business relationship management BD team-এর সম্ভাব্য roles: ### Sales Person Client-এর সাথে communication এবং service selling-এর জন্য responsible। ### Act As একজন employee তার permanent/general team-এর member হলেও কোনো নির্দিষ্ট contract-এর ক্ষেত্রে অন্য service-এর BD role-এ act করতে পারে। ### Closer Contract/business opportunity close করার জন্য responsible ব্যক্তি। ### Manager BD activity/team-এর overall management করতে পারে। --- # 15. Act As — Critical Business Concept **Act As** system-এর একটি গুরুত্বপূর্ণ concept। একজন employee-এর: ### Permanent Membership Employee সাধারণভাবে যে team-এর member। এবং ### Contract Role কোনো নির্দিষ্ট contract-এর জন্য employee যে role-এ কাজ করছে। দুটিকে আলাদা রাখতে হবে। ### Example ```text Employee: Rahim General Team: SEO Team Existing Responsibility: SEO Product Development Member ``` Rahim তার SEO client-কে Digital Marketing service নিতে convince করলো। Contract তৈরি হলো: ```text Service: Digital Marketing Contract: DM-001 ``` এই contract-এর জন্য: ```text Rahim Act As: Digital Marketing Sales Person ``` অর্থাৎ Rahim-এর permanent team membership পরিবর্তন হবে না। শুধু ওই contract-এর context-এ তার role হবে: **Digital Marketing Sales Person** --- # 16. Product Development Team Product Development team-এর মূল কাজ হলো contracted service deliver করা। PD team-এর মধ্যে সম্ভাব্য roles: ### Regional Manager Service/product delivery-এর regional/team-level supervision। ### PM — Member of Project এখানে PM-এর অর্থ **Project Manager নয়**। PM = **Member of Project** অর্থাৎ যারা actual service/product delivery-এর কাজ করে তারা PM হিসেবে assigned হতে পারে। এটি system-এর terminology হিসেবে পরিষ্কারভাবে document করতে হবে যাতে ভবিষ্যতে "Project Manager" হিসেবে ভুল interpretation না হয়। ### Other Product Members Service delivery-এর প্রয়োজন অনুযায়ী অন্যান্য member থাকতে পারে। --- # 17. Contract Team Assignment একটি Contract active হওয়ার পর সেই Contract-এর জন্য team assignment করা হবে। একটি Contract-এর ক্ষেত্রে: ```text BD Team Assignment + PD Team Assignment ``` থাকতে পারে। ### Example ```text Contract Value = $100 Assigned Team Share = $30 ``` এই $30 পুরো assigned team-এর জন্য নির্ধারিত pool। --- # 18. Team Commission Share Contract-এর মোট commercial value-এর একটি নির্দিষ্ট percentage/team amount team-এর জন্য নির্ধারিত হতে পারে। উদাহরণ: ```text Contract Value = $100 Team Share = 30% Team Pool = $30 ``` এই $30 আবার দুইটি major division-এর মধ্যে ভাগ হবে: ```text BD Share PD Share ``` উদাহরণ: ```text Total Contract = $100 Team Pool = $30 BD = 40% of Team Pool PD = 60% of Team Pool ``` তাহলে: ```text BD Pool = $12 PD Pool = $18 ``` --- # 19. Important Percentage Principle Percentage-এর calculation base system-এ explicitly define করতে হবে। কারণ: ```text 30% ``` কোন amount-এর উপর apply হচ্ছে সেটি গুরুত্বপূর্ণ। প্রস্তাবিত structure: ```text Contract Value ↓ Team Share % ↓ Team Pool ↓ BD Share % + PD Share % ↓ BD Pool + PD Pool ↓ Individual Commission / Distribution ``` এভাবে calculation করলে future ambiguity কমবে। --- # 20. Business Development Commission BD commission-এর ক্ষেত্রে বিভিন্ন ধরনের rule থাকতে পারে। একটি BD member: - One-time commission পেতে পারে - প্রতিটি contract-এর জন্য commission পেতে পারে - নির্দিষ্ট কয়েক মাস commission পেতে পারে - Contract duration অনুযায়ী commission পেতে পারে ### Example ```text Contract Value = $100 BD Pool = $12 Sales Person Commission: 10% of BD Pool Duration: One Time ``` অথবা: ```text Commission: 5% Frequency: Monthly Duration: 6 Months ``` System-এ commission rule configurable হওয়া উচিত। --- # 21. Product Development Commission PD team-এর ক্ষেত্রে commission distribution-এর nature ভিন্ন হতে পারে। Possible rules: ### Lifetime Contract/service থেকে নির্দিষ্ট member/team যতদিন eligible থাকবে, distribution চলবে। ### Monthly Contract active থাকা পর্যন্ত প্রতি মাসে distribution হবে। ### Contract Duration Contract-এর start/end date অনুযায়ী earning generate হবে। ### One-Time বিশেষ কোনো delivery বা milestone-এর জন্য one-time earning হতে পারে। --- # 22. Commission Rule Commission rule-কে সরাসরি employee-এর মধ্যে hardcode না করে configurable business rule হিসেবে রাখা উচিত। একটি Commission Rule-এর মধ্যে থাকতে পারে: - Commission Type - Calculation Base - Percentage / Fixed Amount - Frequency - Duration - Start Date - End Date - Eligibility Condition - Role - Team Division - Contract - Employee - Status --- # 23. Commission Types প্রাথমিকভাবে: ```text One Time Recurring Monthly Contract Based Milestone Based ``` পরবর্তীতে প্রয়োজন অনুযায়ী: ```text Quarterly Annual Renewal Upsell Cross-sell ``` যোগ করা যেতে পারে। --- # 24. Contract-Level Team Assignment Contract-এর team assignment-এ শুধু Team select করলেই যথেষ্ট নয়। কারণ একই team-এর সবাই সব contract-এ কাজ নাও করতে পারে। তাই: ```text Contract ↓ Team Assignment ↓ Selected Members ↓ Role ↓ Share / Commission Rule ``` রাখা উচিত। ### Example ```text Digital Marketing Team Available Members: A B C D E ``` Contract DM-001-এর জন্য: ```text A → Sales Person B → Closer C → PM D → PM ``` E এই contract-এ assigned নয়। --- # 25. Team Member vs Contract Member System-এ দুটি আলাদা concept থাকতে হবে। ### Team Member Employee সাধারণভাবে কোনো service team-এর member। ### Contract Member Employee নির্দিষ্ট contract-এর জন্য assigned। এটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। একজন employee: ```text SEO Team Member ``` হতে পারে এবং একই সঙ্গে: ```text Digital Marketing Contract → Sales Person ``` হিসেবে কাজ করতে পারে। --- # 26. Recommended Relationship Model High-level relationship: ```text Client │ └── Project │ ├── Type ├── Category │ └── Project Services │ └── Contract │ ├── BD Team Assignment │ └── BD Members │ ├── PD Team Assignment │ └── PD Members │ ├── Commission Share │ └── Commission Rules ``` --- # 27. Example — Complete Business Scenario ধরা যাক: ### Client ABC Corporation ### Project ABC Digital Growth Project ### Services - SEO - Digital Marketing --- ### SEO Contract ```text Contract Value: $200 Duration: 6 Months ``` SEO Team assigned: ```text BD: Rahim — Sales Person Karim — Closer PD: Hasan — PM Sakib — PM ``` --- ### Digital Marketing Contract ```text Contract Value: $100 Duration: 3 Months ``` Digital Marketing Team: ```text BD: Rahim — Act As Sales Person Karim — Closer PD: Nabil — PM Fahim — PM ``` এখানে Rahim: ```text Permanent Team: SEO Team Contract Role: Digital Marketing → Sales Person ``` অর্থাৎ employee-এর identity বা permanent team পরিবর্তন হয়নি। শুধু contract-level role পরিবর্তিত হয়েছে। --- # 28. Example — Commission Distribution ধরা যাক: ```text Digital Marketing Contract = $100 Team Share = 30% ``` তাহলে: ```text Team Pool = $30 ``` ধরা হলো: ```text BD = 40% PD = 60% ``` তাহলে: ```text BD Pool = $12 PD Pool = $18 ``` এরপর individual commission/distribution rule অনুযায়ী: ```text BD Pool ↓ Sales Person Closer Other BD Members PD Pool ↓ Regional Manager PM Other PD Members ``` প্রতিটি individual-এর exact share পরবর্তী Commission Rules দ্বারা নির্ধারিত হবে। --- # 29. Business Rules ### BR-01 একজন Client-এর একাধিক Project থাকতে পারবে। ### BR-02 একটি Project-এর একাধিক Service থাকতে পারবে। ### BR-03 একটি Service-এর জন্য এক বা একাধিক Contract থাকতে পারবে, যদি business rule তা allow করে। ### BR-04 একটি Service-এর একটি predefined service-based Team থাকতে পারে। ### BR-05 Team-এর দুইটি primary division থাকবে: - Business Development - Product Development ### BR-06 একজন employee-এর permanent team membership এবং contract-specific role আলাদা হবে। ### BR-07 একজন employee অন্য service-এর contract-এ **Act As** role নিতে পারবে। ### BR-08 একটি Contract-এর জন্য পুরো team বা team-এর selected members assign করা যাবে। ### BR-09 Contract-এর Team Pool নির্দিষ্ট percentage/amount দ্বারা নির্ধারিত হতে পারে। ### BR-10 Team Pool BD এবং PD-এর মধ্যে নির্দিষ্ট percentage অনুযায়ী ভাগ হবে। ### BR-11 BD এবং PD-এর individual earning/commission আলাদা rule দ্বারা নির্ধারিত হবে। ### BR-12 BD commission one-time বা recurring হতে পারে। ### BR-13 PD earning lifetime, monthly, contract-duration-based অথবা অন্য business rule অনুযায়ী হতে পারে। ### BR-14 Commission calculation-এর base amount system-এ explicit হতে হবে। ### BR-15 Contract পরিবর্তন হলে historical commission record automatically overwrite করা যাবে না। --- # 30. Historical Data & Audit Requirement Commission এবং team assignment-এর ক্ষেত্রে historical data অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। ধরা যাক: ```text January: PD Share = 60% March: PD Share = 50% ``` March-এর rule পরিবর্তনের কারণে January-এর earning পরিবর্তন হওয়া উচিত নয়। তাই system-এ: **Commission Rule** এবং **Generated Commission/Earning Record** দুটিকে আলাদা রাখতে হবে। অর্থাৎ: ```text Rule ↓ Calculation ↓ Generated Earning ``` একবার earning finalized হলে পরবর্তীতে rule পরিবর্তন হলেও historical earning পরিবর্তিত হবে না। --- # 31. Project Management Module — Initial Scope ### Master Management - Project Types - Project Categories - Services - Teams - Team Divisions - Roles - Commission Types - Commission Rules ### Project Management - Client - Project - Project Service - Contract ### Team Management - Service Team - BD Members - PD Members - Team Membership - Contract Team Assignment - Contract Member Assignment - Contract-specific Roles - Act As assignment ### Commercial Management - Contract Value - Team Share - BD Pool - PD Pool - Commission Rules - Commission Calculation - Earning Records ### Reporting প্রাথমিকভাবে: - Project-wise Team - Contract-wise Team - Service-wise Team - Employee-wise Assignment - BD Commission - PD Commission - Contract Commission - Team Commission Share - Active Contracts - Expired Contracts --- # 32. Recommended System Architecture Business logic-এর দিক থেকে system-টিকে তিনটি major layer-এ চিন্তা করা ভালো: ```text PROJECT / COMMERCIAL │ ▼ SERVICE / CONTRACT │ ▼ TEAM / ROLE ASSIGNMENT │ ▼ REVENUE / COMMISSION ``` অর্থাৎ Commission-কে Project-এর সরাসরি property হিসেবে না দেখে Contract এবং Contract Team Assignment-এর downstream business process হিসেবে বিবেচনা করা উচিত। --- # 33. Most Important Domain Distinctions এই system develop করার সময় নিচের distinction-গুলো preserve করা খুব গুরুত্বপূর্ণ: | Concept | Meaning | |---|---| | Project | Client-এর overall engagement | | Service | Project-এর মধ্যে specific service | | Contract | নির্দিষ্ট service-এর commercial agreement | | Team | Service-based permanent/general team | | Team Member | Team-এর সাধারণ member | | Contract Member | নির্দিষ্ট contract-এ assigned member | | Role | Contract-এ member-এর দায়িত্ব | | Act As | Permanent team-এর বাইরে contract-specific role | | Team Pool | Contract থেকে team-এর জন্য allocated amount | | BD Pool | Team Pool-এর BD অংশ | | PD Pool | Team Pool-এর PD অংশ | | Commission Rule | কীভাবে earning calculate হবে | | Earning Record | বাস্তবে generated/finalized earning | --- # 34. Important Design Recommendation আমি strongly recommend করব **Employee-এর role-কে সরাসরি Team-এর সাথে permanently bind না করার জন্য**। বরং: ```text Employee │ └── Team Membership │ └── Service Team Employee │ └── Contract Assignment │ └── Contract Role │ └── Act As / Sales / Closer / PM ``` কারণ তোমাদের business-এর সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ flexibility এখানেই: > **একজন মানুষ এক team-এর member হয়েও অন্য service-এর contract-এ অন্য role-এ কাজ করতে পারে।** এই requirement মাথায় রেখে database/model করলে ভবিষ্যতে নতুন service, নতুন team, cross-selling, commission এবং employee allocation অনেক সহজে handle করা যাবে। --- # 35. Current SRS Boundary এই document-এ এখন পর্যন্ত defined হয়েছে: **Project → Service → Contract → Team → BD/PD → Member → Contract Role → Team Pool → BD/PD Share → Commission-এর high-level business model।** এখনো intentionally বিস্তারিত করা হয়নি: - Exact commission calculation formula - BD commission eligibility - Closer commission - Sales person commission - Act As commission - PM/PD member distribution - Regional Manager share - Monthly vs lifetime calculation-এর exact rules - Contract renewal-এর commission behavior - Contract cancellation-এর earning behavior - Partial payment হলে commission কীভাবে calculate হবে - Employee একাধিক contract-এ থাকলে calculation - Commission approval/payment workflow এগুলোকে **Commissioning Business Rules** হিসেবে আলাদা specification করা উচিত। পরবর্তী ধাপে তোমার কাছ থেকে exact commission rules পাওয়ার পর এই SRS-এর ওপর বসিয়ে আমরা **complete Commission Engine-এর business logic** তৈরি করতে পারব।