# Proposal Management System — ব্যবহারকারী নির্দেশিকা

> সংস্করণ: codebase audit অনুযায়ী, 19 October 2026। এই manual সাধারণ ব্যবহারকারীর জন্য; আপনার account-এর role ও permission অনুযায়ী কিছু menu বা action দেখা নাও যেতে পারে।

## 1. সিস্টেমটি কী কাজে লাগে

Proposal Management System হলো agency team-এর জন্য একটি কাজের কেন্দ্র। এটি দুইটি marketplace-এর workflow এক জায়গায় রাখে:

- **Upwork:** job collect/import, job booking, proposal তৈরি ও submit tracking, prospect/client follow-up, project এবং report।
- **Fiverr:** account ও gig, buyer lead, custom offer, operation handover, delivery/completion/rating এবং sales-order forecast।
- **Shared administration:** user, role, shift, category, template, notification, settings এবং activity log।

সিস্টেমে আপনার কাজের সুযোগ permission দিয়ে নিয়ন্ত্রিত। কোনো button না দেখালে বা `Unauthorized` দেখালে Admin-এর কাছে প্রয়োজনীয় role/permission চাইবেন; অন্যের account ব্যবহার করবেন না।

## 2. শুরু করার আগে

1. আপনার agency-র দেওয়া URL খুলুন এবং **Login** page-এ যান।
2. Email ও password দিয়ে sign in করুন। Password ভুলে গেলে **Forgot password** ব্যবহার করুন।
3. প্রথমবার ঢুকেই top bar থেকে নিজের profile, active platform এবং notification bell পরীক্ষা করুন।
4. আপনার কাজের category, shift, role বা platform ভুল হলে কাজ শুরু না করে Admin-কে জানান। এগুলো reporting ও assignment-এ প্রভাব ফেলে।

### নিরাপদ ব্যবহার

- Password, reset link, API token বা client payment details কারও সঙ্গে share করবেন না।
- কাজ শেষে shared computer হলে **Logout** করুন।
- Screenshot বা document upload করার আগে client-এর অপ্রয়োজনীয় ব্যক্তিগত তথ্য আছে কি না যাচাই করুন।
- Status পরিবর্তনের আগে record ও attachment দেখে নিন—status বদল reporting এবং অন্য team-এর পরের কাজ চালু করতে পারে।

## 3. সাধারণ screen ও কাজের নিয়ম

| অংশ | কী করবেন |
| --- | --- |
| Sidebar | আপনার permission অনুযায়ী module খুলবেন। |
| Table/List | Search, date range, status ও assignee দিয়ে record filter করবেন। |
| Details/Drawer | Record-এর পূর্ণ তথ্য, timeline, file ও action দেখবেন। |
| Status badge | কাজের বর্তমান stage বোঝায়; এটি business workflow-এর অংশ। |
| Notification bell | নতুন assignment, alert বা system notification দেখুন; পড়া হলে mark as read করুন। |
| Export | Filter ঠিক করে export request করুন; file ready হলে download করুন। |

সব form-এ `*` বা required message-সহ field আগে পূরণ করুন। Save করার পর success message এবং table-এ পরিবর্তন হয়েছে কি না নিশ্চিত করুন। Browser refresh করে সঙ্গে সঙ্গে একই action আবার দেবেন না—duplicate record হওয়ার ঝুঁকি থাকে।

## 4. Upwork workflow

### 4.1 এক নজরে flow

```text
Job collect/import → Book job → Proposal prepare → Submit → Client reply → Prospect → Interview/Follow-up → Won/Lost → Project/report
```

### 4.2 Job collect বা import করা

`Proposal Management` থেকে job list খুলুন। আপনার অনুমতি থাকলে তিনভাবে কাজ শুরু করা যায়:

1. **Manual entry:** job URL, title, description, budget, client details, category ও skills দিন।
2. **Import:** সংগ্রহ করা job data import করুন। Title বাধ্যতামূলক; URL থাকলে valid হতে হবে।
3. **Screenshot extraction:** পরিষ্কার job screenshot upload করে extracted data review করুন। OCR/AI output ভুল হতে পারে—save করার আগে title, budget, country, skills এবং URL যাচাই করুন।

একই URL আগে import হয়েছে কি না আগে search করুন। Duplicate দেখলে নতুন job বানাবেন না।

### 4.3 Job booking

কোনো job-এ কাজ শুরু করার আগে **Book job** দিন। এটি অন্য bidder-কে জানায় যে job-টি বর্তমানে কেউ কাজ করছে।

- কাজ না করলে বা ভুলে book হলে **Unbook** করুন।
- অন্যের booked job জোর করে ব্যবহার করবেন না; Team Lead-এর সঙ্গে সমন্বয় করুন।
- Booking করা মানেই proposal submit হয়নি—পরের ধাপগুলো আলাদাভাবে সম্পন্ন করতে হবে।

### 4.4 Proposal তৈরি, file ও submission

Job details খুলে একটি বা একাধিক Upwork account, writer/template এবং প্রয়োজনীয় proposal information নির্বাচন করুন।

1. Template থেকে draft নিন বা writer-assigned content ব্যবহার করুন।
2. Client-এর brief অনুযায়ী cover letter review ও edit করুন।
3. অনুমোদিত portfolio/supporting files যোগ করুন।
4. Final account ও content দেখে submit করার পর **Mark submitted** দিন এবং প্রয়োজনীয় submission data লিখুন।

প্রস্তাবের status সাধারণত draft/prepared থেকে submitted, তারপর accepted বা rejected দিকে যায়। File upload করার পর file list-এ দেখা যাচ্ছে কি না দেখুন। Download-all কেবল অনুমতি থাকলে ব্যবহার করুন।

### 4.5 Client reply থেকে Prospect করা

Client reply পেলে Proposal-এর সঙ্গে যুক্ত করে নতুন **Prospect** তৈরি করুন। Required তথ্য:

- job ও submitted proposal;
- responsible prospect/project lead;
- client name;
- client-এর প্রথম message time এবং team-এর first response time;
- response delay (minute)।

তারপর প্রয়োজন অনুযায়ী:

- **Set interview:** interview time এবং দায়িত্বপ্রাপ্ত person ঠিক করুন।
- **Follow-up:** follow-up event record করুন; client-কে সিস্টেম থেকে স্বয়ংক্রিয় message যাচ্ছে ধরে নেবেন না।
- **Reassign:** শুধুমাত্র অনুমোদিত lead-কে reassign করুন।
- **Silent reason:** client নীরব থাকলে বাস্তব কারণ লিখুন, যাতে report কাজে লাগে।
- **Accept / reject / status update:** জয়, হার বা পরের stage যথাযথভাবে record করুন।

ভুল status business report নষ্ট করে; নিশ্চিত না হলে status না বদলে note দিয়ে Team Lead-এর সঙ্গে কথা বলুন।

### 4.6 Project, client ও Upwork report

Won কাজের জন্য `Project Management`-এ project তৈরি/পরিবর্তন করুন। Project name, client এবং job identifier সঠিক রাখুন। বিশেষ action যেমন permanent/discontinue কেবল অনুমোদিত দায়িত্বশীল ব্যবহার করবেন।

`Upwork Reports` থেকে date/category/user filters দিয়ে proposal, prospect, client ও performance রিপোর্ট দেখুন। Export করার আগে filter summary মিলিয়ে নিন; report data operational decision-এর জন্য ব্যবহার করার আগে source records spot-check করা ভালো অভ্যাস।

## 5. Fiverr workflow

### 5.1 এক নজরে flow

```text
Fiverr account & gig → Buyer lead → Offer → Accepted order/contact → Assign operation team → Delivery → Completion → Rating → Forecast/report
```

### 5.2 Fiverr account ও gig

`Fiverr Accounts` থেকে agency account ও তার gigs দেখুন বা অনুমতি থাকলে নতুনটি তৈরি করুন। Account name, email, profile/gig link, category ও status সঠিক রাখুন।

- Account inactive হলে lead/order-এ সেটি ব্যবহার করবেন না।
- Gig যোগ করার সময় title, relevant category, URL ও operational notes দিন।
- Account image upload-এ শুধুই অনুমোদিত, non-sensitive image ব্যবহার করুন।

### 5.3 Buyer lead collect করা

`Fiverr Orders`/Lead list-এ incoming buyer inquiry সংরক্ষণ করুন। Screenshot থেকে extraction ব্যবহার করলে extracted client name, time, offer amount এবং stage হাতে যাচাই করুন। অস্পষ্ট বা unrelated screenshot upload করবেন না।

Lead detail থেকে আপনি সাধারণত নিচের lifecycle actions দেখবেন:

1. **Mark as replied:** প্রথম reply এবং evidence record করুন।
2. **Add offer:** custom offer amount ও প্রমাণ সংরক্ষণ করুন।
3. **Accept offer:** buyer accept করলে order/contact details ও required screenshot যোগ করুন।
4. **Assign team:** operation team, delivery information, scope ও প্রয়োজনীয় client resources দিন।
5. **Delivery:** delivered work ও evidence record করুন।
6. **Completion:** order completed হলে final information যোগ করুন।
7. **Rating:** client rating/review থাকলে নথিভুক্ত করুন।

কোনো client reply না দিলে follow-up ব্যবহার করুন। ভুল করে reject হলে permission থাকলে rejection confirmation/retrieval workflow ব্যবহার করুন; record delete করে history লুকাবেন না।

### 5.4 Payment account ও payment method

`Fiverr Payment Accounts`-এ payment account ও method আলাদা record হিসেবে থাকে। Payment details অত্যন্ত sensitive:

- কেবল authorized finance/admin user যোগ বা edit করবেন।
- Account name, method type এবং required identifier double-check করুন।
- Status inactive/delete করার আগে সেটি কোনো active operational flow-তে আছে কি না নিশ্চিত করুন।

### 5.5 Sales-order forecast

`Fiverr SO Forecast` monthly target এবং account/gig-level plan দেখায়। কাজের নিয়ম:

1. Month/year নির্বাচন করুন।
2. Overall target থাকলে budget ও order-count target যাচাই করুন।
3. Account/gig plan-এ realistic target দিন বা review করুন।
4. প্রতিদিনের actual order/amount entry দিন; ভুল হলে সংশোধন করুন, duplicate entry তৈরি করবেন না।
5. Reviewer হিসেবে daily review, rating এবং note দিন।

Forecast হলো planning tool; এটি actual payment settlement-এর বিকল্প নয়।

## 6. Admin ও team lead-এর কাজ

### User ও role management

`User Management` থেকে user create/edit/disable/restore করা যায়। User তৈরি করার আগে role, platform, email, shift এবং category assignment ঠিক করুন।

- Sales person role-এ shift লাগে।
- Writer এবং prospect lead role-এ category লাগে।
- User disable করলে তার active work reassignment দরকার কি না আগে পরীক্ষা করুন।
- Role permission পরিবর্তন production access-এ প্রভাব ফেলে; ছোট permission দিয়ে শুরু করে যাচাই করুন।

### Category, sub-category ও template

Category হলো primary service area; sub-category হলো তার skill/service subgroup। Platform (Upwork/Fiverr), status এবং name সঠিক রাখুন। Template-এ applicable category/sub-category, writer, description এবং document file রাখুন। Archive/disable/delete করার আগে active proposal flow-এ dependency আছে কি না দেখুন।

### Shift, platform ও notification settings

- **Shift Management:** day window এবং প্রতিটি shift time overlap ছাড়া configure করুন।
- **Platform Settings:** Upwork/Fiverr operational alert, SLA/target/report settings এখান থেকে authorised users বদলাতে পারেন।
- **Gemini/Pusher settings:** এগুলো technical integration setting; Admin/technical owner ছাড়া পরিবর্তন করবেন না।
- **Activity Log:** কে কোন business action করেছে তার trace দেখতে ব্যবহার করুন।

## 7. সমস্যার সমাধান

| সমস্যা | কী করবেন |
| --- | --- |
| Login হচ্ছে না | Email/password যাচাই করুন; reset password ব্যবহার করুন; তারপর Admin-কে account status দেখতে বলুন। |
| Menu/button নেই | এটি permission-based হতে পারে। প্রয়োজনীয় কাজ, screen ও role লিখে Admin-কে জানান। |
| `Unauthorized`/403 | কাজের permission বা account status যাচাই করুন; বারবার retry করবেন না। |
| Form save হচ্ছে না | Error message অনুযায়ী required field, date format, URL, duplicate email/URL বা attached file type/size ঠিক করুন। |
| Extraction ভুল | Save করার আগে manual edit করুন; error থাকলে fresh clear screenshot দিয়ে পুনরায় করুন। |
| Export download হচ্ছে না | কিছু export asynchronous; status/notification দেখুন এবং ready হলে download করুন। |
| অন্য user-এর lock/booked job | Owner বা Team Lead-এর সাথে যোগাযোগ করুন; duplicate proposal খুলবেন না। |

## 8. প্রতিদিনের checklist

- নিজের notification এবং assigned items দেখেছি।
- Book করা কিন্তু অসম্পন্ন job আছে কি না দেখেছি।
- Submitted proposal-এর reply/prospect update করেছি।
- Fiverr lead-এ reply, offer, handover ও delivery evidence আপডেট করেছি।
- ভুল/duplicate entry থাকলে দায়িত্বশীল Team Lead-কে জানিয়েছি।
- কাজ শেষে shared device থেকে logout করেছি।